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CRM で特定のイベントが発生したときにメールを自動送信します—新規連絡先を歓迎し、商談をフォローアップしたり、チームメンバーに通知したりします。

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前提条件

ワークフローからメールを送信する前に:
  1. 設定 → アカウント でメールアカウントを接続する
  2. そのアカウントで送信権限が有効になっていることを確認する

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基本的なメールワークフロー

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例：新規連絡先へのウェルカムメール

目的: 新しい連絡先が CRM に追加されたときにウェルカムメールを送信する。 設定:
  1. ワークフローを作成: 設定 → ワークフロー に移動し、+ New Workflow をクリック
  2. トリガーを追加: Record is Created → People を選択
  3. Send Email アクションを追加:
    • アクションを追加するには + をクリック
    • Send Email を選択
    • メールを設定:
フィールド値
宛先{{trigger.object.email}}
件名{{Your Company Name}}へようこそ
本文Hi {{trigger.object.firstName}}, ...
  1. テストして有効化: サンプルレコードでテストし、その後有効化する

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メールで変数を使用する

{{variable}} 構文を使用して前のステップのデータを参照します: 
Hi {{trigger.object.firstName}},

Thank you for connecting with us!

Your company, {{trigger.object.company.name}}, is now in our system.

Best regards,
The Team

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トリガーから利用できる変数

トリガータイプ一般的な変数
レコードの作成/更新{{trigger.object.fieldName}}
手動{{trigger.selectedRecord.fieldName}}
Webhook{{trigger.body.fieldName}}

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高度: 条件付きメール

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例：リードのソースに基づいて異なるメール

目的: リードの流入元に応じて異なるウェルカムメールを送信する。 設定:
  1. トリガー: レコードが作成される（People）
  2. フィルターアクションを追加:
    • 条件: {{trigger.object.source}} が “Website” と等しい
    • 真の場合 → ウェブサイトのウェルカムメールに進む
  3. その他のソース用の分岐:
    • ソースごとに並列の分岐を作成する
    • 各分岐にそれぞれの Send Email アクションを配置する

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複数の受信者にメールを送信する

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例：商談が成立したときにチームへ通知

目的: 商談が成約したときに担当営業とそのマネージャーへメールを送る。 設定:
  1. トリガー: レコードが更新（Opportunities、Stage = “Closed Won”）
  2. Search Records: 商談の所有者のマネージャーを見つける
  3. Send Email #1: 商談の所有者宛て
    • 宛先: {{trigger.object.owner.email}}
    • 件名: Congratulations on closing {{trigger.object.name}}!
  4. Send Email #2: マネージャー宛て
    • 宛先: {{searchRecords.manager.email}}
    • 件名: Deal Won: {{trigger.object.name}}

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フォローアップメールのスケジュール送信

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例：会議の3日後にフォローアップ

目的: 会議が記録された3日後にフォローアップメールを送信する。 設定:
  1. トリガー: レコードが作成（Activities、Type = “Meeting”）
  2. Delay アクション: 3日待機
  3. Send Email:
    • 宛先: 会議の参加者
    • 件名: 先日の会話のフォロー
    • 本文: トリガーから会議の詳細を参照

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メールの添付ファイル

ワークフローから送信されるメールにファイルを添付できます。 添付ファイルは、ワークフローを設定する際にアップロードする静的なファイルです。

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添付ファイルを追加する方法

  1. メール送信 アクションで、添付ファイル ボタンをクリックします
  2. クリックしてお使いのコンピューターからファイルをアップロードします
  3. このアクションによって送信されるすべてのメールに、そのファイルが添付されます。

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一般的な使用例

ユースケースサンプルファイル
ウェルカムメール会社案内（PDF）
オンボーディングシーケンス導入ガイド
営業のフォローアップ製品カタログまたは価格表
イベント確認メールイベントの詳細またはアジェンダ
添付ファイルは静的です—すべての受信者に同じファイルが送信されます。 動的ドキュメント（パーソナライズされた見積もりなど）の場合は、ロジック関数を使ってファイルを生成し、添付します。

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ベストプラクティス

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メールの内容

  • 件名は簡潔かつ関連性の高い内容に保つ
  • 受信者名でパーソナライズする
  • 明確な行動喚起を含める
  • 有効化前にメールをテストする

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到達性

  • 短時間に過度な数のメールを送信しない
  • プロフェッショナルなメール署名を使用する
  • スパム判定されやすい語句を避ける
  • マーケティングメールに配信停止オプションを必ず用意する

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トラブルシューティング

  • メールアカウントが接続され有効になっていることを確認する
  • 受信者のメールアドレスが有効か確認する
  • エラーメッセージがないかワークフローの実行履歴を確認する
  • まず自分のメールアドレスでテストする

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