Automatische Antwort auf eingehende E-Mails

Erstellen Sie einen Workflow, der KI nutzt, um eingehende E-Mails zu sichten und automatisch Antworten im Thread zu senden.

Antworten Sie auf eingehende E-Mails in Sekunden — nicht in Stunden. Dieser Workflow verwendet einen AI Agenten, um Rauschen (Newsletter, Spam, Auto-Antworten) zu filtern und eine personalisierte Antwort auf echte Nachrichten zu entwerfen. Dann sendet die KI sie als Thread-Antwort innerhalb der ursprünglichen Konversation.

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Wie E-Mail-Threading funktioniert

Jede E-Mail enthält einen verborgenen Message-ID-Header — einen eindeutigen Fingerabdruck, der vom Mailserver des Absenders zugewiesen wird. Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, setzt Ihr E-Mail-Client einen In-Reply-To-Header, der auf diesen Fingerabdruck verweist. So gruppieren Gmail, Outlook und alle anderen Clients Nachrichten in Threads.

In Twenty wird dieser Fingerabdruck als headerMessageId am Message-Objekt gespeichert. Ihr Workflow greift ihn auf und übergibt ihn an das Feld In-Reply-To der Aktion Send Email.

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Den Workflow erstellen

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Schritt 1: Neuen Workflow erstellen

Gehen Sie zu Settings -> Workflows und klicken Sie auf + New Workflow.

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Schritt 2: Bei eingehenden Nachrichten auslösen

Wählen Sie When a Record is Created und dann Messages.

Jedes Mal, wenn eine E-Mail in Twenty eingeht, wird dies ausgelöst.

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Schritt 3: Absender ermitteln

Fügen Sie eine Datensätze suchen-Aktion hinzu.

Die Absenderadresse befindet sich nicht in der Nachricht selbst — sie steht im zugehörigen Datensatz Message Participant.

Feld	Wert
Objekt	Nachrichtenteilnehmer
Filter	Message ist {{trigger.id}}
Filter	Rolle ist From
Limit	1

Dadurch erhalten Sie die E-Mail-Adresse des Absenders in handle und den Namen in displayName.

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Schritt 4: Triage und Entwurf einer Antwort mit der KI

Fügen Sie eine AI Agent-Aktion hinzu. Dieser einzelne Schritt erledigt zwei Dinge: Er entscheidet, ob die E-Mail eine Antwort verdient, und falls ja, verfasst er eine.

Verwenden Sie einen Prompt wie:

You are an email triage assistant for a sales team. Read the following
inbound email and decide if it deserves a reply.

Subject: {{trigger.subject}}
Body: {{trigger.text}}
From: {{Find Sender.first.displayName}} ({{Find Sender.first.handle}})

If this email is spam, a newsletter, an automated notification, or
otherwise does not need a human reply, respond with exactly: SKIP

Otherwise, write a short, professional reply (3-4 sentences max) that:
- Acknowledges their specific message
- Lets them know someone from the team will follow up shortly
- Is warm but not overly casual

Respond with only the reply text, no subject line or greeting prefix.

Der AI Agent gibt seine Antwort in einem Feld response aus, auf das sich die nächsten Schritte beziehen können.

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Schritt 5: Verzweigen anhand der KI-Entscheidung

Fügen Sie eine If/Else-Aktion hinzu, um zu prüfen, ob die KI sich entschieden hat zu antworten oder zu überspringen.

Feld	Wert
Bedingung	AI Agent response enthält nicht SKIP
Wenn wahr	Mit Send Email fortfahren
Sonst	Nichts tun (Workflow endet)

Spam, Newsletter und automatisch erzeugte Nachrichten werden verworfen. Alles andere geht zum nächsten Schritt über.

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Schritt 6: Eine Antwort im Thread senden

Fügen Sie im “Wenn wahr”-Zweig eine Send Email-Aktion hinzu. Klicken Sie auf Advanced options, dann Add In-Reply-To.

Feld	Wert
An	{{Find Sender.first.handle}}
Betreff	Re: {{trigger.subject}}
Body	{{AI Triage & Draft Reply.response}}
In-Reply-To	{{trigger.headerMessageId}}

Das Feld In-Reply-To sorgt dafür, dass dies eine Antwort und keine neue Unterhaltung ist. Der Empfänger sieht sie als Teil des Threads unter der ursprünglichen E-Mail in Gmail, Outlook oder jedem anderen Client.

In-Reply-To erwartet eine message.headerMessageId aus dem Trigger — das ist der eindeutige Fingerabdruck der E-Mail, keine Empfängeradresse. Wenn Sie es leer lassen, wird die E-Mail trotzdem gesendet, nur als eigenständige Nachricht.

Gmail verwendet die Betreffzeile, um Nachrichten in Threads zu gruppieren. Der Betreff muss mit Re: beginnen (einschließlich Doppelpunkt und Leerzeichen), damit Gmail die Antwort im ursprünglichen Thread anzeigt. Ohne dies erscheint die Antwort als separate Unterhaltung — selbst wenn der In-Reply-To-Header korrekt gesetzt ist.

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Schritt 7: Testen und aktivieren

Klicken Sie auf Test, und prüfen Sie dann Ihren E-Mail-Client. Die Antwort sollte unter der ursprünglichen Nachricht verschachtelt erscheinen.

Aktivieren Sie ihn, wenn Sie zufrieden sind.

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Ideen zum Ausbau

• Nur an VIPs antworten — fügen Sie einen Zweig hinzu, der die Domain des Absenders prüft oder ob er in Twenty als Kontakt existiert
• Nach Absicht routen — verwenden Sie separate AI Agent-Prompts, um Vertriebsanfragen anders zu bearbeiten als Supportanfragen
• Vor der Antwort anreichern — fügen Sie einen Schritt Search Records hinzu, um das Unternehmen oder die Deal-Historie des Absenders in den AI-Prompt zu übernehmen, für persönlichere Antworten