Afficher les données des enregistrements liés

Afficher les données provenant d’enregistrements liés (p. ex., informations sur l’entreprise dans les Opportunités) à l’aide de workflows.

Afficher les données d’enregistrements liés directement sur vos enregistrements — par exemple, afficher l’effectif d’une Entreprise dans ses Opportunités. Cette solution de contournement par workflow est utile jusqu’à ce que les champs imbriqués soient disponibles nativement.

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Cas d’utilisation courants

Source	Destination	Champs à copier
Entreprise	Opportunité	Secteur, Taille de l’entreprise, ARR
Personne	Opportunité	E-mail, Téléphone, Titre du poste
Opportunité	Entreprise	Montant du dernier contrat, Date du dernier contrat gagné

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Copie de champ simple

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Exemple : Copier l’e-mail du contact vers l’Opportunité

Objectif : Lors de la définition d’un Point de contact sur une opportunité, copier son e-mail dans l’opportunité pour un accès facile.

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Prérequis

Créez les champs de destination dans Paramètres → Modèle de données → Opportunités avant de créer le workflow :

• E-mail du contact (type : E-mail)
• Téléphone du contact (type : Téléphone)

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Installation

1. Déclencheur : Enregistrement mis à jour (Opportunités, champ Point de contact)

2. Filtre : Vérifiez que le Point de contact n’est pas vide

3. Rechercher des enregistrements : Trouver la personne liée

   • Objet : Personnes
   • Filtre : ID égal à {{trigger.object.pointOfContact.id}}

4. Mettre à jour un enregistrement :

   • Objet : Opportunités
   • Enregistrement : {{trigger.object.id}}
   • E-mail du contact : {{searchRecords[0].email}}
   • Téléphone du contact : {{searchRecords[0].phone}}

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Copier plusieurs champs

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Exemple : Synchroniser les informations de l’entreprise vers toutes les Opportunités liées

Objectif : Lorsque les détails de l’entreprise changent, mettre à jour toutes les opportunités liées.

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Installation

1. Déclencheur : Enregistrement mis à jour (Entreprises)

   • Champs : Secteur, Taille de l’entreprise, Chiffre d’affaires annuel

2. Rechercher des enregistrements : Trouver toutes les opportunités pour cette entreprise

   • Objet : Opportunités
   • Filtre : ID de l’entreprise égal à {{trigger.object.id}}

3. Iterator : Parcourir chaque opportunité

4. Mettre à jour un enregistrement (dans l’Iterator) :

   • Objet : Opportunités
   • Enregistrement : {{iterator.currentItem.id}}
   • Secteur de l’entreprise : {{trigger.object.industry}}
   • Taille de l’entreprise : {{trigger.object.companySize}}
   • ARR de l’entreprise : {{trigger.object.annualRevenue}}

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Copier lors de la création d’un enregistrement

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Exemple : Préremplir l’Opportunité avec les données de l’entreprise

Objectif : Lors de la création d’une opportunité liée à une entreprise, copier automatiquement les informations clés de l’entreprise.

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Prérequis

Créez les champs de destination dans Paramètres → Modèle de données → Opportunités :

• Secteur de l’entreprise (type : Texte)
• Taille de l’entreprise (type : Nombre)

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Installation

1. Déclencheur : Enregistrement créé (Opportunités)

   • Filtre : L’entreprise n’est pas vide

2. Rechercher des enregistrements : Récupérer les détails de l’entreprise liée

   • Objet : Entreprises
   • Filtre : ID égal à {{trigger.object.company.id}}

3. Mettre à jour un enregistrement :

   • Objet : Opportunités
   • Enregistrement : {{trigger.object.id}}
   • Secteur de l’entreprise : {{searchRecords[0].industry}}
   • Taille de l’entreprise : {{searchRecords[0].employees}}

Limitation concernant les tâches et les notes : Les relations sur les tâches et les notes sont codées en dur en plusieurs-à-plusieurs et ne sont pas encore disponibles dans les déclencheurs ou actions de workflows. Pour accéder à ces relations, utilisez plutôt l’API.

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Synchronisation bidirectionnelle

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Exemple : Maintenir le contact principal synchronisé

Objectif : Lorsque le contact principal d’une entreprise change, mettre à jour le contact. Lorsqu’une personne devient contact principal, mettre à jour l’entreprise.

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Workflow 1 : Entreprise → Personne

1. Déclencheur : Enregistrement mis à jour (Entreprises, champ Contact principal)
2. Mettre à jour un enregistrement : Définir le champ “Is Primary Contact” de la personne sur true
3. Rechercher des enregistrements : Trouver le contact principal précédent
4. Mettre à jour un enregistrement : Définir le “Is Primary Contact” de l’ancien contact sur false

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Workflow 2 : Personne → Entreprise

1. Déclencheur : Enregistrement mis à jour (Personnes, Is Primary Contact = true)
2. Mettre à jour un enregistrement : Définir le contact principal de l’entreprise sur cette personne

Soyez prudent avec les synchronisations bidirectionnelles pour éviter les boucles infinies. Utilisez des filtres pour vérifier si la valeur a réellement changé avant la mise à jour.

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Utiliser du code pour des mappages complexes

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Exemple : Transformer les données lors de la copie

Objectif : Copier et mettre en forme le numéro de téléphone de la personne vers l’opportunité.

export const main = async (params) => {
  const { phone } = params;

  if (!phone) return { formattedPhone: null };

  // Remove non-numeric characters
  const digits = phone.replace(/\D/g, '');

  // Format as (XXX) XXX-XXXX
  const formatted = digits.length === 10
    ? `(${digits.slice(0,3)}) ${digits.slice(3,6)}-${digits.slice(6)}`
    : phone;

  return { formattedPhone: formatted };
};

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Meilleures pratiques

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Évitez les boucles

• Ne créez pas de workflows qui se déclenchent mutuellement à l’infini
• Utilisez des conditions spécifiques sur les champs
• Ajoutez des vérifications pour voir si la valeur a réellement changé

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Gérer les données manquantes

• Vérifiez toujours que l’enregistrement source existe avant de copier
• Fournissez des valeurs par défaut pour les champs facultatifs
• Utilisez des filtres pour ignorer lorsque le champ source est vide

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Performances

• Regroupez les mises à jour lors de la copie vers de nombreux enregistrements
• Utilisez des workflows planifiés pour les opérations de synchronisation en masse
• Envisagez d’utiliser Iterator pour les mises à jour de plusieurs enregistrements

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Articles connexes

• Actions de workflows
• Déclencheurs de workflows