E-Mails über Workflows senden

Senden Sie personalisierte E-Mails automatisch mit Workflow-Aktionen.

Senden Sie automatisch E-Mails, wenn bestimmte Ereignisse in Ihrem CRM auftreten—heißen Sie neue Kontakte willkommen, führen Sie Nachfassaktionen bei Verkaufschancen durch oder benachrichtigen Sie Teammitglieder.

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Voraussetzungen

Bevor Sie E-Mails aus Workflows senden können:

1. Verbinden Sie ein E-Mail-Konto unter Einstellungen → Konten
2. Stellen Sie sicher, dass für das Konto Sendeberechtigungen aktiviert sind

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Grundlegender E-Mail-Workflow

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Beispiel: Willkommens-E-Mail für neue Kontakte

Ziel: Senden Sie eine Willkommens-E-Mail, wenn eine neue Person zum CRM hinzugefügt wird.

Einrichtung:

1. Workflow erstellen: Gehen Sie zu Einstellungen → Workflows und klicken Sie auf + Neuer Workflow

2. Auslöser hinzufügen: Wählen Sie Datensatz wird erstellt → Personen

3. Aktion “E-Mail senden” hinzufügen:

   • Klicken Sie auf +, um eine Aktion hinzuzufügen
   • Wählen Sie E-Mail senden
   • Konfigurieren Sie die E-Mail:

Feld	Wert
An	{{trigger.object.email}}
Betreff	Willkommen bei {{Your Company Name}}
Inhalt	Hi {{trigger.object.firstName}}, ...

4. Testen und aktivieren: Testen Sie mit einem Beispieldatensatz und aktivieren Sie anschließend

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Variablen in E-Mails verwenden

Verweisen Sie mit der Syntax {{variable}} auf Daten aus vorherigen Schritten:

Hi {{trigger.object.firstName}},

Thank you for connecting with us!

Your company, {{trigger.object.company.name}}, is now in our system.

Best regards,
The Team

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Verfügbare Variablen aus Auslösern

Auslöser-Typ	Häufige Variablen
Datensatz erstellt/aktualisiert	{{trigger.object.fieldName}}
Manuell	{{trigger.selectedRecord.fieldName}}
Webhook	{{trigger.body.fieldName}}

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Erweitert: Bedingte E-Mails

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Beispiel: Unterschiedliche E-Mails basierend auf der Lead-Quelle

Ziel: Senden Sie unterschiedliche Willkommens-E-Mails, je nachdem, woher der Lead stammt.

Einrichtung:

1. Auslöser: Datensatz wird erstellt (Personen)

2. Aktion “Filter” hinzufügen:

   • Bedingung: {{trigger.object.source}} ist gleich "Website"
   • Wenn wahr → mit der Website-Willkommens-E-Mail fortfahren

3. Verzweigung für andere Quellen:

   • Erstellen Sie parallele Verzweigungen für verschiedene Quellen
   • Jede Verzweigung hat ihre eigene Aktion “E-Mail senden”

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E-Mails an mehrere Empfänger senden

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Beispiel: Team benachrichtigen, wenn ein Deal abgeschlossen wird

Ziel: Senden Sie E-Mails an den Vertriebsmitarbeiter und dessen Manager, wenn eine Verkaufschance gewonnen wird.

Einrichtung:

1. Auslöser: Datensatz wird aktualisiert (Chancen, Phase = “Closed Won”)

2. Datensätze durchsuchen: Finden Sie den Manager des Eigentümers der Verkaufschance

3. E-Mail senden #1: An den Eigentümer der Verkaufschance

   • An: {{trigger.object.owner.email}}
   • Betreff: Glückwunsch zum Abschluss von {{trigger.object.name}}!

4. E-Mail senden #2: An den Manager

   • An: {{searchRecords.manager.email}}
   • Betreff: Deal gewonnen: {{trigger.object.name}}

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Geplante Nachfass-E-Mails

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Beispiel: 3 Tage nach der Besprechung nachfassen

Ziel: Senden Sie 3 Tage, nachdem eine Besprechung protokolliert wurde, eine Nachfass-E-Mail.

Einrichtung:

1. Auslöser: Datensatz wird erstellt (Aktivitäten, Typ = “Besprechung”)

2. Verzögerungsaktion: 3 Tage warten

3. E-Mail senden:

   • An: Besprechungsteilnehmer
   • Betreff: Rückmeldung zu unserem Gespräch
   • Text: Verweisen Sie auf Besprechungsdetails aus dem Auslöser

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E-Mail-Anhänge

Sie können Dateien an E-Mails anhängen, die von Workflows gesendet werden. Der Anhang ist eine statische Datei, die Sie beim Konfigurieren des Workflows hochladen.

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So fügen Sie einen Anhang hinzu

1. Klicken Sie in der Aktion E-Mail senden auf die Schaltfläche Anhänge
2. Klicken Sie, um eine Datei von Ihrem Computer hochzuladen
3. Die Datei wird allen E-Mails, die durch diese Aktion gesendet werden, angehängt

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Häufige Anwendungsfälle

Anwendungsfall	Beispieldatei
Willkommens-E-Mails	Unternehmensbroschüre (PDF)
Onboarding-Sequenzen	Leitfaden für die ersten Schritte
Vertriebs-Nachverfolgungen	Produktkatalog oder Preisliste
Veranstaltungsbestätigungen	Veranstaltungsdetails oder Agenda

Anhänge sind statisch—dieselbe Datei wird an alle Empfänger gesendet. Für dynamische Dokumente (wie personalisierte Anführungszeichen), generieren und fügen Sie Dateien mit einer Logic Funktion.

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Beste Praktiken

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E-Mail-Inhalt

• Formulieren Sie Betreffzeilen prägnant und relevant
• Personalisieren Sie mit dem Namen des Empfängers
• Fügen Sie eine klare Handlungsaufforderung hinzu
• Testen Sie E-Mails vor der Aktivierung

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Zustellbarkeit

• Senden Sie nicht zu viele E-Mails in zu kurzer Zeit
• Verwenden Sie professionelle E-Mail-Signaturen
• Vermeiden Sie Spam-Trigger-Wörter
• Stellen Sie sicher, dass Marketing-E-Mails eine Abmeldemöglichkeit enthalten

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Fehlerbehebung

• Überprüfen Sie, dass das E-Mail-Konto verbunden und aktiv ist
• Prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse des Empfängers gültig ist
• Überprüfen Sie Workflow-Ausführungen auf Fehlermeldungen
• Testen Sie zunächst mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse

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Verwandt

• Workflow-Trigger
• Workflow-Aktionen