Ein PDF aus Twenty generieren

Erstellen Sie einen Workflow, um ein PDF (z. B. ein Angebot) zu generieren und an einen Datensatz anzuhängen.

Automatisch ein PDF generieren oder abrufen und an einen Datensatz in Twenty anhängen. Dies wird häufig verwendet, um Angebote, Rechnungen oder Berichte zu erstellen, die mit Companies, Opportunities oder anderen Objekten verknüpft sind.

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Übersicht

Dieser Workflow verwendet einen Manuellen Auslöser, damit Benutzer bei Bedarf für jeden ausgewählten Datensatz ein PDF generieren können. Eine Logikfunktion übernimmt:

1. Das Herunterladen des PDFs von einer URL (von einem PDF-Generierungsdienst)
2. Das Hochladen der Datei in Twenty
3. Das Erstellen eines Anhangs, der mit dem Datensatz verknüpft ist

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Voraussetzungen

Bevor Sie den Workflow einrichten:

1. API-Schlüssel erstellen: Gehen Sie zu Einstellungen → APIs und erstellen Sie einen neuen API-Schlüssel. Sie benötigen dieses Token für die Logic Funktion.
2. Richten Sie einen PDF-Generierungsdienst ein (optional): Wenn Sie PDFs dynamisch generieren möchten (z. B. Angebote), verwenden Sie einen Dienst wie Carbone, PDFMonkey oder DocuSeal, um das PDF zu erstellen und eine Download-URL zu erhalten.

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Schritt-für-Schritt-Einrichtung

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Schritt 1: Trigger konfigurieren

1. Gehen Sie zu Workflows und erstellen Sie einen neuen Workflow
2. Wählen Sie Manueller Auslöser
3. Wählen Sie das Objekt aus, dem Sie PDFs anhängen möchten (z. B. Company oder Opportunity)

Mit einem manuellen Trigger Benutzer können diesen Workflow mit einem Button ausführen, der rechts oben erscheint, sobald ein Datensatz ausgewählt ist — dies führt den Workflow aus, um eine PDF zu generieren und anzuhängen.

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Schritt 2: Logikfunktion hinzufügen

1. Füge eine Code Aktion (Logikfunktion) hinzu
2. Erstellen Sie eine neue Funktion mit dem folgenden Code
3. Konfigurieren Sie die Eingabeparameter

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Eingabeparameter

Parameter	Wert
companyId	{{trigger.object.id}}

Wenn Sie an ein anderes Objekt anhängen (Person, Opportunity usw.), benennen Sie den Parameter entsprechend um (z. B. personId, opportunityId) und aktualisieren Sie die Logikfunktion.

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Code der Logikfunktion

export const main = async (
  params: { companyId: string },
) => {
  const { companyId } = params;
  // Replace with your Twenty GraphQL endpoints (/metadata for metadata and files or /graphql for your records)
  // Cloud: https://api.twenty.com/graphql
  // Self-hosted: https://your-domain.com/graphql

  const metadataGraphqlEndpoint = 'https://api.twenty.com/metadata';
  const dataGraphqlEndpoint = 'https://api.twenty.com/graphql';

  // Replace with your API key from Settings → APIs
  const authToken = 'YOUR_API_KEY';

  // Replace with your PDF URL
  // This could be from a PDF generation service or a static URL
  const pdfUrl = 'https://your-pdf-service.com/generated-quote.pdf';
  const filename = 'quote.pdf';

  // Step 1: Download the PDF file
  const pdfResponse = await fetch(pdfUrl);

  if (!pdfResponse.ok) {
    throw new Error(`Failed to download PDF: ${pdfResponse.status}`);
  }

  const pdfBlob = await pdfResponse.blob();
  const pdfFile = new File([pdfBlob], filename, { type: 'application/pdf' });

  const fieldMetadataIdQuery = `
    query FindUploadFileFieldMetadataId {
      objects {
        edges {
          node {
            nameSingular
            fieldsList {
              id
              name
            }
          }
        }
      }
    }
  `;

  // Step 2: Find a fieldMetadataId of "Attachment file" field in Attachments object with GraphQL API
  const response = await fetch(metadataGraphqlEndpoint, {
      method: 'POST',
      headers: {
        Authorization: `Bearer ${authToken}`
      },
      body: {
        query: fieldMetadataIdQuery,
      }
    });
  const result = await response.json();
  const uploadFileFieldMetadataId = result.data.objects.edges.find(object => object.node.nameSingular === 'attachment').node.fieldsList.find(field => field.name === 'file').id;

  // Step 3: Upload the file via GraphQL multipart upload
  const uploadMutation = `
    mutation UploadFilesFieldFile($file: Upload!, $fieldMetadataId: String!) {
      uploadFilesFieldFile(file: $file, fieldMetadataId: $fieldMetadataId) {
        id
      }
    }
  `;

  const uploadForm = new FormData();
  uploadForm.append('operations', JSON.stringify({
    query: uploadMutation,
    variables: { file: null, fieldMetadataId: uploadFileFieldMetadataId },
  }));
  uploadForm.append('map', JSON.stringify({ '0': ['variables.file'] }));
  uploadForm.append('0', pdfFile);

  const uploadResponse = await fetch(metadataGraphqlEndpoint, {
    method: 'POST',
    headers: { Authorization: `Bearer ${authToken}` },
    body: uploadForm,
  });

  const uploadResult = await uploadResponse.json();

  if (uploadResult.errors?.length) {
    throw new Error(`Upload failed: ${uploadResult.errors[0].message}`);
  }

  const fileId = uploadResult.data?.uploadFilesFieldFile?.id;

  if (!fileId) {
    throw new Error('No file id returned from upload');
  }

  // Step 4: Create the attachment linked to the company
  const attachmentMutation = `
    mutation CreateOneAttachment($data: AttachmentCreateInput!) {
      createAttachment(data: $data) {
        id
        name
      }
    }
  `;

  const attachmentResponse = await fetch(dataGraphqlEndpoint, {
    method: 'POST',
    headers: {
      Authorization: `Bearer ${authToken}`,
      'Content-Type': 'application/json',
    },
    body: JSON.stringify({
      query: attachmentMutation,
      variables: {
        data: {
          name: filename,
          targetCompanyId: companyId,
          file: [
            {
              fileId: fileId,
              label: filename
            }
          ]
        },
      },
    }),
  });

  const attachmentResult = await attachmentResponse.json();

  if (attachmentResult.errors?.length) {
    throw new Error(`Attachment creation failed: ${attachmentResult.errors[0].message}`);
  }

  return attachmentResult.data?.createAttachment;
};

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Schritt 3: An Ihren Anwendungsfall anpassen

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An ein anderes Objekt anhängen

Ersetzen Sie targetCompanyId durch das entsprechende Feld:

Objekt	Feldname
Unternehmen	targetCompanyId
Person	targetPersonId
Opportunity	targetOpportunityId
Benutzerdefiniertes Objekt	targetYourCustomObjectId

Aktualisieren Sie sowohl den Funktionsparameter als auch das Objekt variables.data in der Attachment-Mutation.

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So verwenden Sie eine dynamische PDF-URL

Wenn Sie einen PDF-Generierungsdienst verwenden, können Sie:

1. Führen Sie zuerst eine HTTP-Request-Aktion aus, um das PDF zu generieren
2. Übergeben Sie die zurückgegebene PDF-URL als Parameter an die Logikfunktion

export const main = async (
  params: { companyId: string; pdfUrl: string; filename: string },
) => {
  const { companyId, pdfUrl, filename } = params;
  // ... rest of the function
};

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Schritt 4: Testen und aktivieren

1. Speichern Sie den Workflow
2. Navigieren Sie zu einem Company-Datensatz
3. Klicken Sie auf das ⋮-Menü und wählen Sie Ihren Workflow aus
4. Überprüfen Sie im Datensatz den Bereich Attachments, um zu verifizieren, dass das PDF angehängt wurde
5. Aktivieren Sie den Workflow

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Kombination mit PDF-Generierungsdiensten

Zum Erstellen dynamischer Angebote oder Rechnungen:

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Beispiel: Angebot generieren → PDF anhängen

Schritt	Aktion	Zweck
1	Manueller Auslöser (Company)	Benutzer initiiert am Datensatz
2	Datensatz suchen	Opportunity- oder Positionsdetails abrufen
3	HTTP-Anfrage	PDF-Generierungs-API mit Datensatzdaten aufrufen
4	Logikfunktion	Das generierte PDF herunterladen und anhängen

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Beliebte PDF-Generierungsdienste

• Carbone – Vorlagenbasierte Dokumentenerstellung
• PDFMonkey – Dynamische PDF-Erstellung aus Vorlagen
• DocuSeal – Plattform für Dokumentenautomatisierung
• Documint – API-first-Dokumentenerstellung

Jeder Dienst stellt eine API zur Verfügung, die eine PDF-URL zurückgibt, die Sie dann an die Logic Funktion übergeben können.

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Fehlerbehebung

Problem	Lösung
”PDF konnte nicht heruntergeladen werden”	Prüfen Sie, ob die PDF-URL erreichbar ist und ein gültiges PDF zurückgibt
”Upload fehlgeschlagen”	Stellen Sie sicher, dass Ihr API-Schlüssel gültig ist und Schreibberechtigungen hat
”Anhangserstellung fehlgeschlagen”	Stellen Sie sicher, dass der Feldname der Objekt-ID mit Ihrem Zielobjekt übereinstimmt

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Verwandt

• Workflow-Trigger
• Logikfunktionen
• Ein Angebot oder eine Rechnung aus Twenty generieren