Automatická odpověď na příchozí e-maily

Vytvořte pracovní postup, který pomocí AI třídí příchozí e-maily a automaticky odesílá odpovědi ve vláknu.

Odpovídejte na příchozí e-maily během několika sekund — ne hodin. Tento pracovní postup používá AI agenta k odfiltrování šumu (newslettery, spam, automatické odpovědi) a k vypracování individualizované odpovědi na skutečné zprávy. Pak ji AI zašle jako odpověď v závitu v původní konverzaci.

​

Jak funguje vláknování e-mailů

Každý e-mail obsahuje skrytou hlavičku Message-ID — jedinečný identifikátor přiřazený poštovním serverem odesílatele. Když odpovíte na e-mail, váš poštovní klient nastaví hlavičku In-Reply-To, která odkazuje na tento otisk. Takto Gmail, Outlook a další klienti seskupují zprávy do vláken.

V Twenty je tento otisk uložen jako headerMessageId na objektu Message. Váš pracovní postup jej vezme a předá do pole In-Reply-To akce Odeslat e-mail.

​

Sestavení pracovního postupu

​

Krok 1: Vytvořte nový pracovní postup

Přejděte do Nastavení -> Pracovní postupy a klikněte na + Nový pracovní postup.

​

Krok 2: Spouštění při příchozích zprávách

Vyberte Když je vytvořen záznam a zvolte Zprávy.

Pokaždé, když do Twenty dorazí e-mail, toto se spustí.

​

Krok 3: Vyhledejte, kdo to poslal

Přidejte akci Vyhledat záznamy.

Adresa odesílatele není přímo v samotné zprávě — je v souvisejícím záznamu Message Participant.

Pole	Hodnota
Objekt	Účastníci zprávy
Filtr	Zpráva je {{trigger.id}}
Filtr	Role je From
Limit	1

To vám poskytne e-mail odesílatele v handle a jeho jméno v displayName.

​

Krok 4: Triage a návrh odpovědi s UI

Přidejte akci AI Agent. Tento jediný krok dělá dvě věci: rozhodne, zda si e-mail zaslouží odpověď, a pokud ano, napíše ji.

Použijte prompt například takto:

You are an email triage assistant for a sales team. Read the following
inbound email and decide if it deserves a reply.

Subject: {{trigger.subject}}
Body: {{trigger.text}}
From: {{Find Sender.first.displayName}} ({{Find Sender.first.handle}})

If this email is spam, a newsletter, an automated notification, or
otherwise does not need a human reply, respond with exactly: SKIP

Otherwise, write a short, professional reply (3-4 sentences max) that:
- Acknowledges their specific message
- Lets them know someone from the team will follow up shortly
- Is warm but not overly casual

Respond with only the reply text, no subject line or greeting prefix.

AI Agent vypíše svou odpověď do pole response, na které mohou navazující kroky odkazovat.

​

Krok 5: Rozvětvěte podle rozhodnutí AI

Přidejte akci If/Else k ověření, zda se AI rozhodla odpovědět, nebo přeskočit.

Pole	Hodnota
Podmínka	AI Agent response neobsahuje SKIP
If true	Pokračovat na Odeslat e-mail
Else	Nedělat nic (pracovní postup končí)

Spam, newslettery a automaticky generované zprávy se zahodí. Vše ostatní přejde do dalšího kroku.

​

Krok 6: Odeslat odpověď ve vlákně

Přidejte akci Odeslat e-mail ve větvi “if true”. Klikněte na Pokročilé možnosti a poté na Přidat In-Reply-To.

Pole	Hodnota
Komu	{{Find Sender.first.handle}}
Předmět	Re: {{trigger.subject}}
Text zprávy	{{AI Triage & Draft Reply.response}}
In-Reply-To	{{trigger.headerMessageId}}

Pole In-Reply-To je to, co z toho dělá odpověď místo nové konverzace. Příjemce ji uvidí zařazenou pod původní e-mail ve službě Gmail, v Outlooku nebo v jiném klientovi.

In-Reply-To očekává ze spouštěče message.headerMessageId — jde o jedinečný otisk e-mailu, nikoli adresu příjemce. Pokud jej necháte prázdné, e-mail se i tak odešle, jen jako samostatná zpráva.

Gmail používá předmět k seskupování zpráv do vláken. Předmět musí začínat Re: (včetně dvojtečky a mezery), aby Gmail zobrazil odpověď v rámci původního vlákna. Bez toho se odpověď zobrazí jako samostatná konverzace — i když je hlavička In-Reply-To nastavena správně.

​

Krok 7: Otestujte a aktivujte

Klikněte na Test, poté zkontrolujte svého e-mailového klienta. Odpověď by se měla zobrazit vnořená pod původní zprávou.

Aktivujte, až s tím budete spokojeni.

​

Nápady k rozšíření

• Odpovídat pouze VIP — přidejte větev, která zkontroluje doménu odesílatele nebo zda existuje jako Kontakt v Twenty
• Směrovat podle záměru — použijte samostatné prompty pro AI Agenta k odlišnému zpracování obchodních dotazů oproti požadavkům na podporu
• Obohaťte před odpovědí — přidejte krok Vyhledat záznamy, který do promptu AI načte společnost odesílatele nebo historii obchodů pro osobnější odpovědi