Aktualizace existujících záznamů pomocí importu

Kompletní podrobný průvodce hromadnou aktualizací záznamů pomocí importu CSV.

​

Přehled

Potřebujete aktualizovat mnoho záznamů najednou? Místo ruční úpravy jednoho po druhém použijte import CSV k hromadné aktualizaci existujících záznamů.

Případy použití:

• Aktualizujte pracovní pozice pro více lidí
• Hromadně změňte informace o společnosti
• Přidejte data do nových vlastních polí
• Opravte chyby v datech napříč mnoha záznamy

​

Jak to funguje

Když naimportujete soubor obsahující jedinečný identifikátor, který odpovídá existujícímu záznamu, Twenty tento záznam aktualizuje místo vytvoření duplicitního.

Pokud jedinečný identifikátor…	Twenty provede…
Odpovídá existujícímu záznamu	Aktualizovat existující záznam
Neodpovídá žádnému záznamu	Vytvořit nový záznam
V souboru chybí	Vytvořit nový záznam (s automaticky generovaným ID)

Pole s vícenásobným výběrem se přepisují, neslučují.

Pokud má záznam vybrané Option A a Option B a vy importujete ["Option C"], záznam bude po importu obsahovat pouze Option C. Import nahradí všechny předchozí volby — nepřidává k nim.

Chcete-li zachovat stávající hodnoty, zahrňte je všechny do importu: ["Option A","Option B","Option C"]

​

Krok 1: Exportujte svá aktuální data

Nejprve exportujte záznamy, které chcete aktualizovat:

1. Přejděte k objektu (Lidé, Společnosti atd.)
2. Přidejte potřebné sloupce — klikněte na Options → Fields a zobrazte pole, která chcete aktualizovat
3. V případě potřeby filtrujte — zúžte výběr jen na záznamy, které chcete aktualizovat
4. Klikněte na ⋮ → Export view
5. Uložte soubor CSV

Proč nejdřív exportovat? Exportovaný soubor má správný formát, obsahuje jedinečné identifikátory a během importu se mapuje automaticky.

​

Co se exportuje

• Všechny viditelné sloupce v aktuálním zobrazení
• Jedinečné identifikátory záznamu (id, email, domain)
• Aktuální hodnoty polí, které můžete upravit

​

Krok 2: Upravte soubor CSV

Otevřete exportovaný soubor v tabulkovém editoru (Excel, Google Sheets apod.):

1. Nechte sloupec s jedinečným identifikátorem — nemažte id, email ani domain
2. Aktualizujte hodnoty ve sloupcích, které chcete změnit
3. Odstraňte sloupce, které není třeba aktualizovat (volitelné, ale přehlednější)
4. Neměňte hodnoty jedinečných identifikátorů — jinak Twenty vytvoří nové záznamy

​

Příklad: Aktualizace pracovních pozic

Exportovaný soubor:

id,email,firstName,lastName,jobTitle
550e8400-e29b-41d4-a716-446655440001,[e-mail],John,Smith,Sales Rep
550e8400-e29b-41d4-a716-446655440002,[e-mail],Jane,Doe,Sales Rep
550e8400-e29b-41d4-a716-446655440003,[e-mail],Bob,Johnson,Sales Rep

Po vašich úpravách:

id,email,firstName,lastName,jobTitle
550e8400-e29b-41d4-a716-446655440001,[e-mail],John,Smith,Account Executive
550e8400-e29b-41d4-a716-446655440002,[e-mail],Jane,Doe,Senior Account Executive
550e8400-e29b-41d4-a716-446655440003,[e-mail],Bob,Johnson,Account Executive

Neměňte hodnoty jedinečných identifikátorů.

Pokud změníte [e-mail] na [e-mail], Twenty vytvoří nový záznam místo aktualizace stávajícího.

​

Krok 3: Importujte aktualizovaný soubor

1. Přejděte k objektu
2. Klikněte na ⋮ → Import records
3. Nahrajte upravený soubor CSV
4. Ujistěte se, že je jedinečný identifikátor namapován — ověřte, že email, domain nebo id je namapováno správně
5. Zkontrolujte mapování polí
6. Zkontrolujte chyby
7. Klikněte na Confirm

Twenty porovnává záznamy podle jedinečného identifikátoru a aktualizuje je novými hodnotami.

​

Výběr správného jedinečného identifikátoru

Objekt	Doporučeno	Alternativa	Poznámky
Osoby	email	id	E-mail je pro lidi čitelný
Společnosti	doména	id	Doména je pro lidi čitelná
Vlastní objekty	Jakékoli jedinečné pole	id	Použijte své vlastní jedinečné pole

Použijte pouze JEDEN jedinečný identifikátor. Nemapujte současně email A id. To může způsobit nejasnosti a chyby.

​

Použití vlastních jedinečných polí

Pokud máte vlastní pole označené jako jedinečné (například externí ID z jiného systému):

1. Zahrňte toto pole do exportu i importu
2. Namapujte jej během importu
3. Twenty bude párovat podle tohoto pole

​

Krok 4: Ověřte aktualizace

Po importu:

1. Otevřete několik aktualizovaných záznamů
2. Ověřte, že byly změny použity
3. Zkontrolujte, že nevznikly duplicitní záznamy

​

Co pole, která nejsou ve vašem souboru?

Pole, která nejsou v importním souboru zahrnuta, zůstávají beze změny.

Váš soubor obsahuje…	Výsledek
email, jobTitle	Aktualizuje se pouze jobTitle; ostatní pole zůstávají stejná
email, jobTitle, phone	jobTitle a phone jsou aktualizovány

To znamená, že stačí zahrnout pouze pole, která chcete změnit (plus jedinečný identifikátor).

​

Kombinace aktualizací a nových záznamů

V rámci jednoho importu můžete aktualizovat existující záznamy A také vytvářet nové:

email,firstName,lastName,jobTitle
[e-mail],John,Smith,Senior Manager    ← Updates existing (email matches)
[e-mail],New,Person,Analyst      ← Creates new (email doesn't match)

​

Časté chyby, kterým se vyhnout

Chyba	Problém	Výsledek	Řešení
Změna jedinečného identifikátoru	Změněno z [e-mail] na [e-mail]	Vytvoří nový záznam místo aktualizace	Nechte jedinečné identifikátory beze změny
Více jedinečných polí	Mapování jak email, tak id	Potenciální konflikty při párování	Mapujte pouze JEDEN jedinečný identifikátor
Žádný jedinečný identifikátor	Soubor obsahuje pouze firstName, lastName, jobTitle	Všechny řádky vytvoří nové záznamy	Vždy zahrňte email, domain nebo id
Rozdílná velikost písmen	V souboru je [e-mail], ale v Twenty je [e-mail]	Vytvoří nový záznam	Exportujte z Twenty, abyste získali přesné hodnoty

​

Časté dotazy

Co když některé záznamy ještě neexistují?

Záznamy s jedinečnými identifikátory, které neodpovídají existujícím záznamům, budou vytvořeny jako nové. To vám umožní aktualizovat i vytvářet v rámci jednoho importu.

Mohu vymazat/vyprázdnit hodnotu pole?

Ano, v CSV nechte buňku prázdnou. Import vymaže hodnotu tohoto pole u existujícího záznamu.

Co se stane s poli, která do importu nezahrnu?

Pole, která nejsou ve vašem importním souboru, zůstávají u existujících záznamů beze změny. Aktualizují se pouze pole, která zahrnete.

Mohu aktualizovat relační pole (například Company)?

Ano! Zahrňte jedinečný identifikátor relace (např. companyDomain) a namapujte jej na relační pole. Relace bude aktualizována.

Jak poznám, které záznamy se aktualizují a které se vytvoří?

Během kroku kontroly importu vám Twenty zobrazí, kolik záznamů bude aktualizováno a kolik vytvořeno na základě shody jedinečných identifikátorů.

Lze vrátit hromadnou aktualizaci zpět?

Automatické vrácení zpět není k dispozici. Před provedením hromadných aktualizací doporučujeme exportovat svá data jako zálohu.

​

Osvědčené postupy

1. Nejprve exportujte — vždy začínejte exportem, abyste zajistili správný formát
2. Zálohujte před aktualizací — před hromadnými změnami exportujte svá data
3. Otestujte na několika záznamech — nejprve zkuste aktualizovat 5–10 záznamů, než spustíte velkou dávku
4. Používejte lidem srozumitelné identifikátory — email a domain se ověřují snáze než id
5. Zahrňte pouze nezbytné sloupce — méně sloupců znamená menší šanci na chyby

​

Řešení potíží

Máte potíže? Podívejte se na:

• Jak opravit chyby importu
• Omezení jedinečnosti
• Referenční příručka mapování polí