Migrace z jiných CRM

Podrobný průvodce krok za krokem pro migraci vašich dat z libovolného CRM do Twenty.

​

Přehled

Tento průvodce vás provede migrací vašich dat z libovolného CRM do Twenty. Proces zahrnuje audit vašich dat, přípravu vašeho pracovního prostoru Twenty, export z vašeho současného systému a import do Twenty.

Zobrazení, pracovní postupy a oprávnění je po migraci nutné vytvořit ručně. Naplánujte si čas na tuto konfigurační práci.

​

Krok 1: Proveďte audit svých aktuálních dat

Migrace je příležitostí k novému začátku. Nepřenášejte balast.

Co ponechat:

• Aktivní kontakty a společnosti
• Otevřené obchodní příležitosti a obchody
• Důležité poznámky a aktivity
• Vlastní pole, která skutečně používáte

Co nechat za sebou:

• Zastaralé kontakty (bez aktivity 2 a více let)
• Duplicitní záznamy
• Testovací data
• Nepoužívaná vlastní pole

​

Krok 2: Zmapujte svůj datový model

Vytvořte mapovací dokument mezi vaším současným CRM a Twenty:

Vaše CRM	Twenty
Účet / organizace	Společnost
Kontakt / osoba	Lidé
Obchod / příležitost	Příležitost
Aktivita	Úkol nebo Poznámka
Vlastní objekt	Vlastní objekt

Pro každé pole zdokumentujte:

• Název zdrojového pole
• Cílové pole v Twenty
• Jakékoli potřebné úpravy formátu (datumy, telefonní čísla apod.)

Mějte tento mapovací dokument po ruce během importu — budete na něj odkazovat při mapování sloupců.

​

Krok 3: Nastavte svůj pracovní prostor Twenty

Před importem dat připravte svůj pracovní prostor Twenty:

​

Vytvořte vlastní objekty a pole

1. Přejděte do Nastavení → Datový model
2. Vytvořte všechny vlastní objekty, které potřebujete
3. Přidejte vlastní pole ke standardním i vlastním objektům
4. Nastavte vlastnosti polí (jedinečné, povinné, možnosti výběru apod.)

Všechna pole musí existovat před importem.

Import CSV vytváří záznamy, nikoli pole. Vytvořte všechna vlastní pole v Nastavení → Datový model před importem.

​

Pozvěte svůj tým

Pozvěte uživatele PŘED importem dat.

Pokud vaše data obsahují odkazy na uživatele (vlastník účtu, přiřazený uživatel apod.), tito uživatelé musí v Twenty existovat před importem. Jinak tyto relace nelze namapovat.

1. Přejděte na Nastavení → Členové
2. Pozvěte všechny členy týmu
3. Počkejte, až všichni přijmou své pozvání
4. Ověřte, že se všichni uživatelé zobrazují v seznamu Members

​

Krok 4: Export z vašeho stávajícího CRM

Exportujte svá data ze svého stávajícího CRM:

1. Najděte funkci Export (obvykle v Nastavení, Správě dat nebo Administraci)
2. Pokud možno exportujte do formátu CSV
3. Exportujte každý typ objektu zvlášť (Společnosti, Kontakty, Obchody apod.)
4. Zahrňte všechna pole, která chcete migrovat

Exportujte tyto objekty (v tomto pořadí pro referenci):

1. Společnosti / Účty / Organizace
2. Kontakty / Lidé
3. Obchody / Příležitosti
4. Poznámky a aktivity
5. Vlastní objekty

​

Krok 5: Vyčistěte a naformátujte svá data

Otevřete každý exportovaný soubor CSV v tabulkovém editoru a připravte jej pro Twenty.

​

Odstraňte duplicity

1. Seřaďte podle jedinečného pole (e-mail u lidí, doména u společností)
2. Odstraňte nebo sloučte duplicitní řádky
3. Ověřte, že v Twenty již neexistují žádné duplicity

​

Správně naformátujte pole

Typ pole	Požadovaný formát
Doména	https://domain.com
Email	[e-mail] (musí být jedinečná)
Datum	YYYY-MM-DD
Telefon	Tři sloupce: číslo, kód země, telefonní předvolba
Booleovská hodnota	TRUE nebo FALSE (velkými písmeny)
Výběrová pole	Používejte názvy API, nikoli zobrazované štítky

Formát domény je zásadní.

Použijte https://domain.com (ne domain.com ani www.domain.com). To odpovídá formátu Twenty a předchází duplicitám, když připojíte synchronizaci e-mailu/kalendáře.

Úplné požadavky na formátování pro všechny typy polí viz Jak připravit soubory CSV.

​

Přidejte relační sloupce

Pro propojení záznamů (např. lidé se společnostmi) přidejte sloupec s jedinečným identifikátorem nadřazeného záznamu.

Příklad: CSV s lidmi a odkazem na společnost

firstName,lastName,email,companyDomain
John,Smith,[e-mail],https://acme.com
Jane,Doe,[e-mail],https://widgets.co

Podrobné pokyny k propojení záznamů viz Jak importovat relace.

​

Aktualizujte odkazy na uživatele

Pokud vaše data obsahují přiřazení uživatele (vlastník, přiřazený uživatel):

1. Přidejte sloupec s e-mailem uživatele (nejen jeho ID ze starého systému)
2. Použijte stejné e-mailové adresy, které uživatelé použili při připojení do vašeho pracovního prostoru Twenty

Kompletní průvodce formátováním viz Jak připravit soubory CSV.

​

Krok 6: Import do Twenty

Na pořadí importu záleží!

Vždy importujte v tomto pořadí:

1. Společnosti jako první (bez závislostí)
2. Lidé jako druzí (propojení se společnostmi)
3. Příležitosti jako třetí (propojení se společnostmi/lidmi)
4. Poznámky a úkoly (propojení na záznamy)
5. Vlastní objekty podle jejich závislostí

Nadřazený záznam musí existovat dříve, než na něj můžete odkazovat.

​

Importujte každý objekt

Pro každý soubor CSV, v daném pořadí:

1. Přejděte k objektu v Twenty
2. Klikněte na ⋮ → Import records
3. Nahrajte soubor CSV
4. Namapujte sloupce na pole:
   • Namapujte sloupce s e-maily uživatelů na příslušná relační pole
   • Namapujte sloupce relací (např. companyDomain) na relační pole
5. Zkontrolujte a opravte případné chyby v uživatelském rozhraní
6. Potvrďte import
7. Ověřte několik záznamů, než přejdete k dalšímu souboru

Podrobné návody:

• Jak importovat společnosti
• Jak importovat kontakty
• Jak importovat relace

​

Krok 7: Rozsáhlé migrace (50 000+ záznamů)

Pro rozsáhlé migrace:

Objem	Doporučený postup
Méně než 10 000 záznamů	Jeden import CSV
10 000–50 000 záznamů	Rozdělte do více souborů CSV
50 000+ záznamů	Použijte API

Pro importy přes API:

• Rychlejší a spolehlivější pro velké datové sady
• Podporuje dávkové operace (až 60 záznamů na jedno volání)
• Viz Jak importovat data přes API

​

Krok 8: Nastavení po migraci

Po importu dat dokončete konfiguraci pracovního prostoru:

​

Znovu vytvořte zobrazení

• Nastavte uložená zobrazení s filtry, řazením a nastavením sloupců
• Vytvořte případná kanbanová nebo kalendářová zobrazení

​

Znovuvytvoření pracovních postupů

• Znovu vytvořte automatizace v Settings → Workflows
• Začněte s nejdůležitějšími pracovními postupy
• Každý z nich otestujte, než se na něj spolehnete

​

Nakonfigurujte role a oprávnění

• Nakonfigurujte role v Settings → Members → Roles
• Přiřaďte uživatele ke vhodným rolím

​

Propojte e-mail a kalendář

• Každý uživatel si připojí svůj účet v Nastavení → Účty
• Twenty začne synchronizovat e-maily k záznamům kontaktů
• Viz E-mail a kalendář

​

Vyškolte svůj tým

• Společně si projděte nové rozhraní
• Zdokumentujte procesy specifické pro tým

​

Běžné problémy a řešení

Problém	Příčina	Řešení
Chyby duplicit	E-mail/doména již existuje	Odstraňte duplicity ze souboru, nebo uveďte jedinečný identifikátor pro aktualizaci existujících záznamů
Vztah nebyl nalezen	Nadřazený záznam neexistuje	Nejprve importujte nadřazené objekty (společnosti před lidmi)
Chybějící pole	Vlastní pole neexistuje	Vytvořte pole v Nastavení → Datový model před importem
Chyby u výběrových polí	Používání zobrazovaných štítků	Používejte názvy API (pro jejich zobrazení povolte v Nastavení režim pro pokročilé)
Prázdná relace uživatele	Uživatel nepřijal pozvánku	Ujistěte se, že všichni uživatelé přijali pozvánky před importem

Podrobné kroky pro řešení problémů viz Jak opravit chyby importu.

​

Post-migrační kontrolní seznam

​

Integrita dat

Všechny záznamy byly importovány (porovnejte počty se zdrojovým systémem)

Relace fungují správně (lidé jsou propojeni se společnostmi)

Přiřazení uživatelů je správně namapováno (vlastník, přiřazený uživatel)

Vlastní pole vyplněna

Žádné neočekávané duplicity

​

Konfigurace

Zobrazení znovu vytvořena

Pracovní postupy znovu vytvořeny a otestovány

Role a oprávnění nakonfigurovány

Synchronizace e-mailu/kalendáře připojena

​

Připravenost týmu

Tým proškolen v novém systému

Plán přístupu ke starému CRM rozhodnut (ponechat pro referenci? Kdy vypnout?)

​

Časté dotazy

Mohu migrovat pracovní postupy automaticky?

V tuto chvíli ne. Pracovní postupy je nutné v Twenty znovu vytvořit ručně.

A co souborové přílohy?

Souborové přílohy nejsou součástí exportů CSV. Budete je muset znovu nahrát ručně, migrovat je přes API, nebo požádat náš tým o pomoc.

Mohu během migrace ponechat oba systémy v provozu?

Ano, doporučujeme ponechat vaše staré CRM v provozu, dokud neověříte, že je migrace dokončena. Jen si dejte pozor, abyste nevytvářeli nová data na obou místech.

Jak dlouho obvykle migrace trvá?

Záleží na objemu a složitosti dat. Menší migrace (do 10 000 záznamů) lze zvládnout během několika hodin. Rozsáhlé migrace mohou trvat několik dní, včetně čištění dat a testování.

​

Potřebujete pomoc?

Chcete pomoc s migrací?

• Hotovo za vás: najděte certifikovaného partnera Twenty, který zajistí kompletní přesun vašich dat, pipeline a uživatelů od začátku do konce.
• Onboardingový balíček: čtyřhodinové asistované nastavení s naším týmem — [e-mail].