워크플로우 트리거

워크플로우를 시작하는 다양한 트리거에 대해 알아보세요.

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트리거에 대하여

워크플로우는 항상 자동화가 실행되어야 하는 시기를 정의하는 단일 트리거로 시작합니다.

고급 객체도 지원됩니다! 표준 CRM 객체(사람, 회사, 영업 기회) 외에도 다음 대상으로 워크플로우를 트리거하고 작업을 수행할 수 있습니다:

• 워크스페이스 구성원
• 캘린더 이벤트
• 메시지(이메일)
• 작업, 노트 및 기타 많은 시스템 객체

이렇게 하면 캘린더 이벤트가 생성될 때 팀 구성원에게 알림을 보내거나, 수신 이메일을 자동으로 처리하는 등의 강력한 자동화를 구현할 수 있습니다.

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레코드 생성됨

선택한 객체(사람, 회사, 기회 또는 기타 사용자 정의 객체)에 새 레코드가 생성될 때 워크플로우를 시작합니다.

구성: 새 레코드를 모니터링할 객체 유형을 선택합니다.

• 이 트리거는 CSV, 메일박스 및 캘린더 동기화, API로 생성된 레코드에 적합합니다.
• 수동으로 생성된 레코드에는 권장되지 않습니다: 이 트리거를 사용하면 레코드가 생성되는 즉시 워크플로우가 시작됩니다. Twenty UI는 실시간 자동 저장을 제공하므로(레코드를 저장하기 위한 별도의 편집 모드와 검증 단계가 없습니다), 사용자가 모든 필드를 입력하기 전에 워크플로우가 트리거될 수 있습니다. 수동으로 생성된 레코드에서 이 워크플로우를 트리거하려면, 대신 트리거 Record is created or updated를 사용하는 것이 좋습니다.

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레코드 업데이트됨

기존 레코드에 변경 사항이 있을 때 워크플로우를 시작합니다.

구성:

• 객체 유형을 선택합니다
• 변경 사항을 모니터링할 필드를 선택적으로 지정

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레코드 업데이트 또는 생성됨

선택한 객체에서 레코드가 생성되거나 업데이트될 때 워크플로우를 시작합니다.

중요한 이유: 이 트리거는 다양한 방식으로 생성된 레코드가 서로 다르게 동작하기 때문에 특히 유용합니다:

• API/CSV 가져오기: 필드가 즉시 채워진 상태로 레코드가 생성됩니다
• 수동 생성: 레코드는 먼저 생성되고, 그 후 필드가 추가됩니다

구성:

• 모니터링할 객체 유형을 선택
• 변경 사항을 모니터링할 필드를 선택적으로 지정
• 워크플로우는 초기 생성과 모든 후속 업데이트에서 트리거됩니다

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레코드 삭제됨

객체에서 레코드가 제거될 때 워크플로우를 시작합니다.

구성: 삭제를 모니터링할 객체 유형을 선택합니다.

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수동 트리거

사용자 작업에 의해 트리거될 때 워크플로우가 시작됩니다. 이 트리거는 Cmd+K 메뉴를 통해 액세스하거나, 레코드를 선택한 후 상단 내비게이션 바에 표시되는 사용자 정의 버튼을 통해 사용할 수 있습니다.

가용성 구성: 워크플로우가 레코드 선택을 어떻게 처리할지 선택합니다:

• 전역: 이 워크플로우를 트리거하려면 레코드가 필요하지 않습니다. 워크플로우는 어디서든(어떤 객체에서도) 명령 메뉴 Cmd + K에서 트리거되며 레코드를 입력으로 사용하지 않습니다.

• 단일: 선택된 레코드가 워크플로우로 전달됩니다. 지정된 객체에 대해 구성되어 있습니다. 여러 개의 레코드를 선택한 후 워크플로우를 시작할 수 있습니다. 워크플로우는 처음부터 끝까지 선택된 레코드 수만큼 실행됩니다.

  소프트 제한: 분당 100회 실행. 이를 초과하면 워크플로우는 “Not Started” 상태로 유지되며, 백그라운드 작업에 의해 또는 다른 워크플로우가 대기열에 들어올 때 점진적으로 처리됩니다. 즉, 단일 트리거로 100개가 넘는 레코드를 선택할 수 있으며, 실행이 다소 느려질 뿐입니다.

• 대량 처리: 선택된 레코드가 워크플로우로 전달됩니다. 지정된 객체에 대해 구성되어 있습니다. 여러 개의 레코드를 선택한 후 워크플로우를 시작할 수 있습니다. 워크플로우는 전체 레코드 목록을 입력으로 하여 한 번 실행됩니다. 이는 워크플로우에 이터레이터 작업이 포함되어야 함을 의미합니다.

이 방식은 더 고급이며, 워크플로우 실행 횟수를 최적화하려는 사용자에게 가장 적합합니다.

추가 구성:

• 대상 객체 선택(단일 및 대량 사용 가능)
• 워크플로우 트리거를 위한 명령 아이콘 선택
• 내비게이션 바 배치 구성 (고정 또는 비고정)

접근 방법:

• Cmd+K 메뉴에서 수동 워크플로우 찾기 및 실행
• 상단 내비게이션 바의 사용자 정의 버튼 (구성된 경우)

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시간 기반 트리거: 일정에 따라

정의한 일정에 따라 반복적으로 워크플로우를 시작합니다.

구성:

• 시간 단위 선택 (분, 시간, 일)
• 값을 입력하거나 고급 스케줄링을 위한 사용자 정의 크론 표현식을 사용

시간대: 예약된 워크플로우는 UTC로 실행됩니다. 일일 일정의 시간을 설정할 때는 로컬 시간을 UTC로 변환하세요.

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외부 트리거: 웹훅

외부 서비스로부터 GET 또는 POST 요청을 수신하면 워크플로우를 시작합니다.

구성:

• 워크플로우가 고유한 웹훅 URL을 제공합니다. 이를 복사하여 외부 시스템에서 호출할 엔드포인트로 추가하세요.
• POST 요청의 경우, Twenty가 어떤 데이터를 받을지 알 수 있도록 예상되는 본문 구조를 정의하세요. 이후 워크플로우에서 필요하게 될 수신 필드를 여기에서 추가하세요.
• 인증을 구성합니다(곧 지원 예정).

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적합한 트리거 선택

사용 사례	권장 트리거
새 리드 처리 필요	레코드 생성됨
데이터 변경 사항 동기화 필요	레코드 업데이트됨
가져오기/수동 데이터 처리	레코드 업데이트 또는 생성됨
삭제 후 정리	레코드 삭제됨
사용자에 의해 시작된 작업	수동 실행
반복 보고서	일정에 따라
외부 통합	웹훅 또는 일정에 따라