Envoi d'e-mails via les workflows

Envoyez automatiquement des e-mails personnalisés en utilisant des actions de workflows.

Envoyez automatiquement des e-mails lorsque des événements spécifiques se produisent dans votre CRM—accueillez les nouveaux contacts, assurez le suivi des opportunités ou informez les membres de l’équipe.

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Prérequis

Avant de pouvoir envoyer des e-mails depuis des workflows :

1. Connectez un compte e-mail dans Paramètres → Comptes
2. Assurez-vous que les autorisations d’envoi sont activées pour le compte

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Workflow d’e-mails de base

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Exemple : E-mail de bienvenue pour les nouveaux contacts

Objectif : Envoyer un e-mail de bienvenue lorsqu’une nouvelle personne est ajoutée au CRM.

Installation:

1. Créer un workflow : Allez dans Paramètres → Workflows et cliquez sur + Nouveau workflow

2. Ajouter un déclencheur : Sélectionnez Enregistrement créé → Personnes

3. Ajouter l’action Envoyer un e-mail :

   • Cliquez sur + pour ajouter une action
   • Sélectionnez Envoyer un e-mail
   • Configurez l’e-mail :

Champ	Valeur
À	{{trigger.object.email}}
Objet	Bienvenue sur {{Your Company Name}}
Corps du message	Hi {{trigger.object.firstName}}, ...

4. Tester et activer : Testez avec un enregistrement d’exemple, puis activez

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Utiliser des variables dans les e-mails

Faites référence aux données des étapes précédentes en utilisant la syntaxe {{variable}} :

Bonjour {{trigger.object.firstName}},

Merci d'avoir pris contact avec nous !

Votre entreprise, {{trigger.object.company.name}}, est maintenant dans notre système.

Cordialement,
L'équipe

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Variables disponibles à partir des déclencheurs

Type de déclencheur	Variables courantes
Enregistrement créé/mis à jour	{{trigger.object.fieldName}}
Manuel	{{trigger.selectedRecord.fieldName}}
Webhook	{{trigger.body.fieldName}}

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Avancé : E-mails conditionnels

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Exemple : Différents e-mails selon la source du prospect

Objectif : Envoyer différents e-mails de bienvenue selon l’origine du prospect.

Installation:

1. Déclencheur : Enregistrement créé (Personnes)

2. Ajouter l’action Filtre :

   • Condition : {{trigger.object.source}} est égal à "Website"
   • Si vrai → continuer vers l’e-mail de bienvenue du site web

3. Branche pour les autres sources :

   • Créez des branches parallèles pour différentes sources
   • Chaque branche a sa propre action Envoyer un e-mail

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Envoi d’e-mails à plusieurs destinataires

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Exemple : Avertir l’équipe lorsqu’une opportunité est gagnée

Objectif : Envoyer un e-mail au commercial et à son responsable lorsqu’une opportunité est gagnée.

Installation:

1. Déclencheur : Enregistrement mis à jour (Opportunités, Étape = “Fermé Gagné”)

2. Rechercher des enregistrements : Trouver le responsable du propriétaire de l’opportunité

3. Envoyer l’e-mail #1 : Au propriétaire de l’opportunité

   • À : {{trigger.object.owner.email}}
   • Objet : Congratulations on closing {{trigger.object.name}}!

4. Envoyer l’e-mail #2 : Au responsable

   • À : {{searchRecords.manager.email}}
   • Objet : Deal Won: {{trigger.object.name}}

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E-mails de suivi planifiés

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Exemple : Relancer 3 jours après la réunion

Objectif : Envoyer un e-mail de relance 3 jours après l’enregistrement d’une réunion.

Installation:

1. Déclencheur : Enregistrement créé (Activités, Type = “Réunion”)

2. Action de délai : Attendre 3 jours

3. Envoyer l’e-mail :

   • À : Participant à la réunion
   • Objet : Suite à notre conversation
   • Corps : Faites référence aux détails de la réunion depuis le déclencheur

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Pièces jointes aux e-mails

Vous pouvez joindre des fichiers aux e-mails envoyés à partir de workflows. La pièce jointe est un fichier statique que vous téléversez lors de la configuration du workflow.

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Comment ajouter une pièce jointe

1. Dans l’action Envoyer un e-mail, cliquez sur le bouton Pièces jointes
2. Cliquez pour téléverser un fichier depuis votre ordinateur
3. Le fichier sera joint à tous les e-mails envoyés par cette action

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Cas d’utilisation courants

Cas d’utilisation	Fichier d’exemple
E-mails de bienvenue	Brochure de l’entreprise (PDF)
Séquences d’intégration	Guide de prise en main
Suivis des ventes	Catalogue de produits ou liste de prix
Confirmations d’événements	Détails de l’événement ou programme

Les pièces jointes sont statiques — le même fichier est envoyé à tous les destinataires. Pour les documents dynamiques (comme des devis personnalisés), générez et joignez des fichiers à l’aide d’une Logic Function.

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Meilleures pratiques

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Contenu de l’e-mail

• Conservez des lignes d’objet concises et pertinentes
• Personnalisez avec le nom du destinataire
• Incluez un appel à l’action clair
• Testez les e-mails avant l’activation

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Délivrabilité

• N’envoyez pas trop d’e-mails trop rapidement
• Utilisez des signatures d’e-mail professionnelles
• Évitez les mots déclencheurs de spam
• Assurez-vous de proposer des options de désabonnement pour les e-mails marketing

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Résolution des problèmes

• Vérifiez que le compte e-mail est connecté et actif
• Vérifiez que l’adresse e-mail du destinataire est valide
• Examinez les exécutions de workflows pour les messages d’erreur
• Testez d’abord avec votre propre adresse e-mail

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Articles connexes

• Déclencheurs de workflows
• Actions de workflows